Вопрос подготовки всех необходимых документов для использования их за границей всегда является актуальным и важным. Кто-то едет учиться в другую страну или работать, другие регистрируют браки в иностранном государстве или переезжают на ПМЖ – цели у всех разные. И для разных целей, конечно, существует свой список документов и способ их оформления. 

Для многих вопрос сбора документов, тем более для зарубежных стран, кажется очень сложным, длительным и трудоемким процессом. Да, в некоторых случаях это действительно так, особенно если даже не знаешь с чего начать. В этой статье постараемся разобраться, как же подготовить документы для использования за рубежом, как сделать это правильно и безболезненно.

Итак, прежде всего важна страна выдачи и страна подачи документов. Также немаловажно учитывать органы, учреждения, инстанции, для которых вы подготавливаете пакет документов. Именно там, у принимающей стороны, необходимо максимально уточнять требования и список документов. Всегда нужно отталкиваться от требований по месту подачи. Например, если вы решили поступать в вуз Германии, то предварительно нужно связаться с этим вузом и запросить условия приема российских документов. Не просто так ранее уже упоминалось, что «важна страна выдачи документов». Если вы живете в России и гражданство у вас уже давно российское, но документы, например, могут быть выданы абсолютно в любой стране. Тогда крайне важно уточнить требования оформления документов страны их выдачи. Гражданство в этом случае не имеет никакого значения – это важный момент.

Существует два способа легализации документов:

1. Апостиль (упрощенная форма) – для стран, которые вошли в Гаагскую конвенцию 1961 года;
2. Полная консульская легализация (более сложная процедура) – для стран, которые не подписали Гаагскую конвенцию.

Апостиль – универсальная форма, действительная для всех стран-участниц конвенции. 

• Например, если вы рассматриваете трудоустройство в США, в Германии и Испании, то вы можете поставить апостиль на свои документы, и во всех указанных странах они будут действительны.
• А вот полная консульская легализация оформляется индивидуально для каждой конкретной страны. К примеру, если вы еще не решили в какой вуз вам поступить, в ОАЭ или в Италии, то необходимо оформлять апостиль для Италии и консульскую легализацию для ОАЭ отдельно.

Апостиль можно проставить на оригинал документа, на его нотариальную копию и на его нотариальный перевод. Все три способа верные, но оформлять нужно так, как указано в требованиях по месту подачи. Проставленный апостиль на оригинал документа – самый надежный способ, который будет принят везде. Но не все документы апостилируются в оригинале. Большинство документов апостилируются только в нотариальной копии. Обязательно консультируйтесь с проверенными специалистами и уточняйте требования по месту подачи документов.

Перевод документов – не самый значимый этап, зачастую его возможно выполнить уже и в стране назначения, а вот апостилирование и легализация осуществляется только в стране выдачи документов. 

• Например, если вы уже вывезли свои документы из России в Китай, то на территории Китая вы не сможете их легализовать. Для этой цели их необходимо будет обратно отправить в Москву.

Старайтесь заранее готовиться к своим зарубежным поездкам, потому что на оформление некоторых документов уходит длительное время. Но если вы что-то упустили, забыли, не успели или не знали, не стоит бить тревогу и переживать. Практически все возможно оформить дистанционно без вашего участия. В некоторых случаях потребуется нотариальная доверенность, но и это не проблема, если вы уже за рубежом. Доверенность можно оформить в консульстве страны, гражданином которой вы являетесь, или же у любого местного иностранного нотариуса.

Почти у каждой страны есть свои нюансы в требованиях к оформлению документов. Например, для Германии не рекомендуют делать нотариальный перевод в России, требуется перевод немецким присяжным переводчиком. Для Чехии – судебный перевод. Для Италии – требуется апостилирование оригинала образовательного документа. 

Это лишь малая часть небольших примеров. В рамках статьи, к сожалению, невозможно рассказать обо всех странах и требованиях приема документов во всех учреждениях. Но уверена, что после прочтения у многих сложатся некоторые пазлы, и вы поймете с чего начать, что уточнять у принимающей стороны и как действовать, чтобы ваши документы были приняты в зарубежных странах.